[이디야] 운행일지와 유류비 정산 업무 90% 자동화한 방법

📍 사례 요약
  • 기업명 : 이디야커피 (커피 프랜차이즈)
  • 도입 시기 : 2024년 2월
  • 도입 목적 : 법인 및 개인차량 통합 관리, 유류비 정산 투명성 확보, 행정 업무 간소화

  • 핵심 성과 : 유류비 정산 방법 90% 자동화
     ✔︎ 실제 운행 거리 기반의 투명한 정산 시스템 구축
     ✔︎ 외근직 출퇴근 및 근태 관리 고도화
     ✔︎ 행정 업무 시간 대폭 감소

 

 

 

 

☕️ 고객사 소개 : 이디야커피

 

출처 : 이디야

 

안녕하세요, 이디야 총무팀입니다. 저희 이디야커피는 대한민국 대표 커피 프랜차이즈로 국내 최초로 전국 가맹점 4,000호점을 돌파했으며 꾸준한 성장을 이어가고 있습니다.

품질 좋고 맛있는 커피를 합리적인 가격에 제공하기 위한 노력 끝에, 이제는 모든 고객분들이 가장 가까운 곳에서 즐길 수 있는 '국민 브랜드' 이디야커피로 자리매김하였습니다.

전국적인 네트워크를 보유한만큼 본사 차원에서도 다양한 관리 업무가 이루어지는데요. 특히 총무팀은 임직원 차량 관리 등 회사의 기반을 안정적으로 운영하는데 중요한 역할을 맡고 있습니다.

 

 

 

 

🚗 문제 : 늘어나는 외근·자차 이용자, 복잡해진 유류비 정산

 

 

“자차 운행이 많아지다 보니,
확인하고 정산하는 과정이 복잡해졌어요.”

 

저희는 전국 가맹점과 물류 거점이 많다보니 외근이 잦은 팀이 많은 편인데요. 예전에는 법인차량 위주로 운행해왔는데, 이제 자차를 이용하는 임직원도 크게 증가하게 되었습니다.

매달 유류비 정산 시기가 되면, 이게 실제로 다 업무 이동이 맞는건지, 누적 주행거리 계산은 정확한건지, 모두 수기로 확인해야했어요. 정산 건수가 많아질수록 업무 시간도 같이 늘어나고, 이게 반복되다 보니 팀 전체에 부담으로 느껴지더라구요.

특히 유류비 지원 과정에서 실제 운행 데이터를 취합하고 검증하는데 많은 시간이 들어, 보다 효율적인 정산 관리 체계가 필요하다고 느끼게 됐습니다.

 

 

✅ 도입 : 법인차부터 직원 개인차까지 ‘맞춤형’ 통합 관리

 

 

기존에도 그룹웨어와 타사 차량 관제 시스템으로 운행일지를 관리하고 있었어요. 다만 관리 범위를 직원 개인차량까지 넓히려다 보니 한계가 있더라고요. 차량마다 단말기를 설치하는 방식은 비용 부담도 컸고, 개인정보 문제로 도입하기가 현실적으로 어려웠습니다.

그런데 카택스는 별도의 단말기 없이 스마트폰 앱만으로 법인차량과 자차를 동시에 관리할 수 있다는 점이 가장 매력적으로 느껴졌어요. 하드웨어 설치 없이도 운행 데이터를 수집할 수 있어서, 개인정보 이슈를 최소화하면서도 정확한 관리가 가능하겠다는 판단이 들었습니다.

또 운행일지 자동생성, 유류비 정산, 차량 관제 기능 등 총무팀 입장에서 실무적으로 꼭 필요한 기능들이 패키지처럼 잘 갖춰져 있었어요. 필요한 기능만 골라서 유연하게 사용할 수 있었고, 우리 업무 환경에 맞는 방식으로 관리할 수 있다는 점이 카택스 도입을 결정하는 데 큰 이유가 됐습니다.

 

 

📈 핵심 성과 : 차량운행일지와 유류비 정산, 90% 이상 자동화!

 

카택스를 도입하고 나서 가장 크게 달라진 점은 차량운행일지 작성과 유류비 정산 업무의 90% 이상이 자동화됐다는 점입니다. 스마트폰 어플만 있으면 운행이 자동기록 되고, 국세청 양식으로 바로 다운로드할 수 있어 업무가 훨씬 간단해졌습니다.

또한 정산만을 위한 자료가 아니라, 관리 기준으로 활용할 수 있는 데이터가 생겼다는 점도 컸어요. 출·퇴근이나 외근 시간도 객관적으로 확인할 수 있어서 근태나 외근 관리 측면에서도 훨씬 정리가 잘 되더라고요.

무엇보다 총무팀 입장에서는 매달 반복되던 정산과 검증에 쓰이던 시간이 크게 줄었습니다. 이제는 운행 데이터를 기반으로 관리 기준을 정비하고 운영 효율을 개선하는데 더 집중할 수 있게 되었어요!

결과적으로 반복 업무 자동화, 업무 효율 향상, 관리 체계 고도화까지 3가지 성과를 동시에 얻을 수 있었던 점이 가장 만족스러웠습니다.

 

 

📲 추천 : 전국 지점, 출장 및 외근 관리가 필요한 기업에 추천해요.

 

이디야 관리자님의 카택스 이용 한 줄 후기!

1. 자차·법인차량을 함께 운영하는 대기업
저희처럼 직원 개인차량으로 외근이 많은 조직이라면, 유류비 정산이 얼마나 복잡한지 공감하실 거예요. 자차와 법인차량을 하나의 기준으로 통합 관리할 수 있어서, 정산 기준이 명확해지고 처리도 훨씬 깔끔해졌어요.

2. 전국 단위로 지점·가맹점을 운영하는 프랜차이즈 본사
F&B나 유통 업계는 외근과 현장 방문이 잦을 수밖에 없잖아요. 지점은 많고 데이터는 흩어져 있어 관리가 고민이라면, 카택스로 전국 차량 운영 현황을 한눈에 정리해보셔도 좋을 것 같아요.

3. 유류비·차량 비용을 데이터 기반으로 관리하고 싶은 중견기업
‘운행했다’는 단순 보고가 아니라, 실제 주행 거리 기준 데이터로 확인하고 정산하니 데이터 신뢰도가 훨씬 상승하더라구요. 경영진 보고 시에도 객관적인 근거를 제시할 수 있어서 투명성 면에서 만족도가 높았습니다.

4. 총무·재무·운영팀의 관리 부담을 줄이고 싶은 스타트업
반복되는 운행일지 검증과 정산 업무에 시간을 쓰다 보면 정작 중요한 관리 업무에 집중하기 어렵잖아요. 이 과정을 자동화하니, 업무 시간이 줄어드는 게 체감될 정도였고 팀 운영도 훨씬 여유로워졌어요.

 

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인터뷰를 통해 이디야커피의 차량관리 체계와 운영 방식을 함께 고민해볼 수 있어, 저희에게도 매우 인상 깊은 인터뷰였습니다. 바쁜 업무 중에도 친절히 답변해주신 이디야 담당자님께 다시 한 번 진심으로 감사드립니다.

카택스는 이디야처럼 차량 관리의 효율을 높이고, 업무 자동화를 실현하고자 하는 담당자분들과 함께하고 있습니다. 앞으로도 다양한 기업의 스마트한 차량관리 사례를 통해 더 나은 업무 환경을 만들어가는 이야기를 전하겠습니다.

✨ 이디야의 카택스 도입 성과 한눈에 보기
🚗 유류비 정산 업무 90% 이상 자동화
📑 운행일지 자동화로 검증 시간 절감
📊 실제 운행 데이터 기반 운영 관리 체계 구축
🧾 세무 리스크 감소 및 관리 투명성 강화

 

☕️ 이디야가 선택한 카택스,
차량관리 업무 자동화 시작해보세요!