[다우데이타] 카택스 유류비 계산기로 정산 자동화를 시작한 이유

📍 사례 요약
  • 기업명 : 다우데이타(소프트웨어 시스템 전문업체)
  • 도입 시기 : 2017년 6월
  • 도입 목적 : 수기 운행일지 작성에 따른 행정 업무 과부하 해소

  • 핵심 성과 : 유류비 정산 소요 시간 50% 이상 단축
    ✔︎ 주행거리 대조 및 유류비 정산 프로세스의 정확도/투명성 확보
    ✔︎ 기업 규모 확장에 따른 통합 차량 관리 시스템 구축
    ✔︎ 차량 관리 전반의 사내 시스템 디지털 전환(DX) 실현

 

 

 

 

🖥️ 고객사 소개 : 다우데이타

 

출처 : 다우데이타

 

안녕하세요, 다우데이타​는 1992년부터 Autodesk, Adobe(어도비) 등 세계적인 소프트웨어 국내 총판업을 시작으로, 클라우드·모바일·빅데이터·디지털마케팅 등 다양한 솔루션 기반의 전문 서비스 및 컨설팅 사업을 통해 IT 사업 영역을 꾸준히 확장해 나가고 있습니다.

 

2013년 다우데이타의 건실한 재무구조를 기반으로 IC 카드 전문 VAN사인 '스타밴코리아'를 인수합병하였고, 더욱 안정적인 VAN 서비스를 제공하고 있습니다.

 

또한 POS 솔루션, 가맹점 관리 서비스 등 결제 관련 서비스를 보유하여 소비자와 가맹점이 편리하고 안전하게 거래를 할 수 있도록 각종 부가 서비스를 제공하고 있어요.

 

 

 

 

🚗 문제 : 커지는 조직 규모, 감당 안되는 수기 운행일지 관리

 

 

“어느 순간부터, 불필요한 업무 시간이
계속 늘어나고 있다는 느낌이 들었어요.”

 

저희 다우데이타는 임직원 개개인이 차량운행일지를 수기로 작성하고, 월 단위로 제출받아 담당자가 취합·검증하는 방식으로 법인차량을 관리해왔습니다.

 

차량 수가 많지 않을 때는 큰 문제 없이 운영되던 방식이었는데요. 회사 규모가 커지면서 상황이 달라지더라구요. 단순히 일이 많아진 수준이 아니라, 관리 자체가 점점 부담이 되는 구조라는 느낌을 받기 시작했습니다.

 

특히 유류비 정산 업무가 가장 부담으로 느껴졌습니다. 운전자별로 다른 주행거리를 일일이 대조하고, km당 단가를 계산해서 지급 승인을 내리는 과정이 전부 수작업이었거든요. 숫자 하나만 잘못 입력돼도 처음부터 다시 확인해야 했고, 그만큼 담당자의 심리적인 부담도 컸습니다.

 

단순히 기록을 남기는 방식이 아니라, 처음부터 끝까지 제대로 관리할 수 있는 ‘시스템’이 필요하다는 생각이 들었습니다.

 

 

 

 

✅ 도입 : 운행일지 자동화로 실현한 ‘스마트 유류비 정산’

 

 

1. 단말기 없는 자동화로 직원 ‘프라이버시’까지 보호

💬 “관리도 중요하지만, 직원 입장도 같이 고려할 수 있어서 좋았어요.”

 

저희는 업무용 차량 관리가 필요하다는 이유로 직원들의 사생활을 과도하게 침해하고 싶지는 않았거든요. 솔루션을 도입할 때는 직원들에게도 납득 가능한 근거와 기준이 필요하다고 생각하는데요. 카택스는 별도의 단말기를 부착하지 않아도 돼서 기업과 직원 사이의 신뢰를 해치지 않는 방식이라는 점이 중요하게 작용했습니다.

 

 

2. 실제 주행거리 기반의 ‘투명한 유류비 정산’

💬 “이제는 누가 얼마나 탔는지 다시 확인할 필요가 없어요.”

 

운전자는 수기 작성의 번거로움 없이 청구할 수 있고, 관리자는 검증된 데이터로 정산을 진행할 수 있는 구조였죠. 그 결과 정산 과정에서의 불필요한 확인 작업이 줄었고, 유류비 지급 기준에 대한 투명성과 신뢰도도 자연스럽게 높아졌습니다.

 

 

3. 디지털 전환과 ESG 경영을 동시에

💬 “종이 서류를 없애는 것만으로도 업무 방식이 많이 달라졌어요.”

 

차량 관리 업무 전반을 디지털화하면서, 운행 기록부터 정산까지 모든 과정이 하나의 시스템 안에서 관리되기 시작했습니다. 그만큼 업무 흐름이 단순해졌고, 업무 순환 속도도 눈에 띄게 빨라졌습니다. 또한 종이 사용을 줄이면서, 디지털 전환과 ESG 경영을 동시에 실천할 수 있는 기반을 마련했다는 점에서도 만족도가 높았어요.

 

 

 

 

👨🏻‍💻 후기 : "업무 속도는 빨라지고 관리는 더 투명해졌어요"

카택스 도입 후에 차량운행일지 작성과 유류비 정산 업무가 눈에 띄게 간소화됐어요. 운전자는 따로 기록할 게 없고, 관리자는 데이터를 확인하면 되는 구조라 업무가 훨씬 쉽더라구요.

 

 

🚀 관리자 입장에서 가장 크게 달라진 점

✔︎ 운행 데이터 자동 취합
매달 직원들에게 운행일지를 요청하고, 누락된 내용을 다시 확인하던 과정이 없어졌습니다. 운행 기록이 자동으로 수집돼 취합·정리 업무 시간이 크게 줄었어요.

 

✔︎ 유류비 정산 시간 대폭 단축
관리자 페이지에서 운행 데이터를 바로 확인할 수 있어, 유류비 정산에 걸리는 시간이 이전보다 훨씬 짧아졌습니다. 체감상으로는 정산 업무 시간이 절반 이상 줄어든 느낌이에요.

 

✔︎ 차량·직원별 운행 현황 한눈에 확인
차량별·직원별 운행 내역을 대시보드에서 바로 확인할 수 있어, 전체 차량 운영 현황을 파악하고 관리하기가 훨씬 수월해졌습니다.

 

 

🤝 임직원들이 체감하는 변화

✔︎ 운행일지 작성 부담 해소
직원들이 따로 운행일지를 작성할 필요가 없어져 번거로운 기록 업무에서 벗어났다는 반응이 많습니다.

 

✔︎ 정산 기준에 대한 신뢰도 향상
GPS 기반으로 주행거리가 자동 기록되다 보니 유류비 정산 과정에서 거리 누락이나 이견이 거의 없어졌습니다. 정산 관련 문의나 오해도 자연스럽게 줄었습니다.

 

✔︎ 프라이버시 부담 감소
별도 단말기 설치 없이, 앱 실행 시에만 기록되는 방식이라 직원들의 거부감이 적고, 수용도도 높은 편입니다.

 

 

 

 

📲 추천 : 업무용 차량 관리 디지털화, 더 이상 미루지 마세요!

 

 

유류비 지급 과정은 겉보기에는 단순해 보이지만 실제로는 많은 확인과 검증이 필요한 업무입니다. 이 과정이 모두 수작업으로 이루어진다면 업무 부담은 생각보다 클텐데요.

 

아날로그식 정산 방식이 반복될수록, 기업 내부에서는 불필요한 업무 시간이 누적되기 마련입니다. 특히 차량 대수가 많은 기업일수록 비용과 시간 손실은 더 크게 체감될 수밖에 없죠. 이제는 보다 체계적이고 효율적인 디지털 관리 방식으로 전환해야 할 시점이라고 생각합니다.

 

카택스에서는 유류비 정산과 차량 관리 전 과정을 데이터 기반으로 관리할 수 있어요. 수기 기록 리소스를 획기적으로 줄여 업무 간소화가 가능하고, 운행 데이터를 바탕으로 운영에 활용 가능한 관리 체계를 구축해 데이터 자산화가 가능해요.

 

단순한 비용 지급 과정을 넘어, 데이터로 소통하는 스마트한 차량 관리 문화를 만들고 싶은 기업이라면? 지금 카택스를 통해 디지털 전환의 첫 단계를 시작해보세요! ➔

 

 

 

 

---

 

인터뷰를 통해 다우데이타가 차량운행일지와 유류비 정산 업무 등을 어떻게 고민하고 계신지 알 수 있어서 저희에게도 뜻깊은 시간이었습니다. 바쁘신 업무 와중에도 친절히 답변해주신 다우데이타 담당자님께 다시 한 번 진심으로 감사드립니다.

 

카택스는 다우테이타처럼 수기 기반 차량 관리의 한계를 느끼고, 더 효율적이고 투명한 관리 방식을 고민하는 기업들을 돕고 있습니다. 앞으로도 다양한 기업 사례를 통해 더 나은 차량관리 업무 환경을 만들어가는 이야기를 전하겠습니다.

 

📊 카택스 도입 성과 한눈에 보기
✔︎ 유류비 정산 소요 시간 50% 이상 단축
✔︎ 정산 기준 표준화로 투명한 관리 문화 정착
✔︎ 차량 운행·비용 관리 전반의 디지털 전환(DX) 실현

 

 

 

 

📊 다우데이타가 선택한 카택스,

이제 업무용 차량관리 디지털 전환해보세요!