[에스엠스틸] 공용차량 운행일지 관리 시간 90% 줄인 방법

📍 사례 요약
  • 기업명 : 에스엠스틸(철강 제조업)
  • 도입 시기 : 2024년 4월
  • 도입 목적 : 그룹웨어 기반 수기 운행일지 관리 한계 개선

  • 핵심 성과 : 차량 운행일지 수집 시간 90% 이상 단축
    ✔︎ 실제 주행거리 기반 정산으로 비용 기준 명확화
    ✔︎ 운행·비용·세무 자료를 하나의 체계로 통합
    ✔︎ 공용 차량 사용 이력 투명성 확보

 

 

 

 

🏭 고객사 소개 : 에스엠스틸

 

출처 : 에스엠스틸

 

안녕하세요, 저희 에스엠스틸은 1994년 국내 최초로 POSCO 스테인리스 가공센터(SSC)로 출범한 이래, 'All About Stainless'라는 가치 아래 성장해온 복합 스테인리스 전문 제조기업입니다.

 

스테인리스 후판(STS Plate) 제조를 비롯해, 스테인리스 코일·판재 가공, 파이프 및 특수강 생산까지 산업 전반에 필요한 핵심 스테인리스 소재를 공급하고 있습니다. 시흥 가공센터와 군산 후판 제조공장을 중심으로 서울 본사, 광주·대구·부산 하치장, 중부영업센터까지 전국을 촘촘히 연결하는 생산·영업 네트워크를 갖추고 있는데요.

 

최근에는 국내 스테인리스 업계 최초로 원자력 공급망 국제표준인 ISO 19443 인증을 획득하며 고도화된 품질관리 역량을 공식적으로 인정받았습니다.

 

 

 

 

🚗 문제 : 사내 그룹웨어 기반 운행일지 관리의 한계

 

 

“운행일지는 작성하고 있었어요.
그런데 ‘관리’는 되고 있지 않았습니다.”

 

저희 에스엠스틸은 기존에 사내 그룹웨어를 통해 차량 운행일지를 관리하고 있었습니다. 운행 후 운전자가 직접 출발지, 도착지, 주행거리, 업무 목적 등을 입력하는 방식이죠.

 

다만 현장 중심으로 움직이는 제조업 환경에서는 이 방식이 점점 부담으로 작용했습니다. 현장 미팅, 공장 이동, 거래처 방문, 물류 대응까지 하루 일정이 빡빡하게 돌아가는 상황에서 운행이 끝날 때마다 그룹웨어에 접속해 기록을 남기는 일이 자연스럽게 뒤로 밀리거나 누락되기 시작했어요.

 

특히 차량 수에 비해 운전자가 많은 구조 역시 해결이 필요한 지점이었는데요. 여러 명의 직원이 공용 차량을 번갈아 사용하는 환경이다 보니, 누가 언제 어떤 차량을 사용했고, 어느 구간을 운행했는지를 관리하는 데 한계가 있었습니다.

 

 

 

 

✅ 도입 : 운행일지 어플 도입으로 관리 구조 자체가 바뀌었어요.

 

 

저희는 단순히 운행일지를 편하게 작성하기 위한 도구가 아니라, 제조업 환경에 맞게 차량 관리 방식 자체를 바꾸고 싶었어요. 특히 현장의 혼선을 줄이고 데이터 정합성을 높이기 위해 다음 3가지 기준을 중요하게 검토했었는데요.

 

1. 사람이 직접 입력하지 않아도 운행 기록이 자동으로 남을 것
2. 여러 사용자가 차량을 번갈아 사용해도 운행 주체가 명확히 구분될 것
3. 운행 기록부터 비용·세무 증빙까지 한 번에 관리될 것

 

이 기준을 모두 충족한다는 점에서 카택스를 도입하게 되었어요. 결과적으로 차량 관리 전반에 걸쳐서 카택스의 다양한 기능들을 실제 업무에 적극적으로 활용하면서 하나의 표준 운영 프로세스로 내재화하고 있어요.

 

그동안 여기저기 산재해 있던 운행 기록과 비용 정보가 하나의 흐름으로 일관되게 되면서, 차량 운영에 대한 가시성과 신뢰도가 함께 높아졌고 전반적인 운영 효율을 끌어올리는 결정적인 전환점이 되었습니다.

 

 

 

 

📈 핵심 성과 : 차량운행일지 수집 시간 90% 이상 단축!

 

 

도입 후 가장 눈에 띄는 변화는 업무 효율성 개선이었는데요. 반복 업무가 크게 줄어들면서, 차량 관리에 투입되던 행정 업무 시간이 획기적으로 감소하더라구요. 특히 운행 기록이 자동으로 생성되다 보니 국세청 제출 양식 기준으로 엑셀을 즉시 다운로드해 세무 자료나 내부 보고 자료로 바로 활용할 수 있게 되었습니다.

 

또 실제 주행거리 기반 유류비 정산으로 비용 관리 기준이 명확해졌고, 공용 차량 사용 이력이나 예약 스케줄 관리까지 한 번에 가능해지면서 현장 중심의 차량 운영 구조를 안정적으로 구축할 수 있었습니다.

 

단순히 업무 시간이 줄어든 것 뿐만 아니라, 관리자들은 정확한 데이터를 기반으로 차량 자산을 운영할 수 있게 되었어요. 번거로운 기록 업무에서 벗어나서, 현장 대응이나 본연의 업무에 집중할 수 있게 되면서 조직 전반의 체감 만족도 역시 함께 높아졌습니다.

 

 

 

 

📲 추천 : 자동 기록이 되니, 이제 관리가 정말 쉬워졌습니다.

 

 

예전에는 운행일지 하나만 제대로 관리하려고 해도 누락된 기록 확인하고, 다시 물어보고, 맞춰보는데 시간이 꽤 들었는데요. 지금은 수기로 관리할 때 느꼈던 번거로움이나 한계가 확실히 줄었고, 공용 차량을 여러 명이 사용하는 환경에서도 누가 언제 어떻게 사용했는지가 명확하게 보이는 점이 특히 좋았습니다.

 

제조업 특성상 차량 운행이 잦고 한 대의 차량을 여러 명이 번갈아 사용하는 경우가 많은데 운행 기록과 비용 데이터를 정확하게 남기는 게 생각보다 쉽지 않거든요. 그런데 이 부분을 사람 손이 아니라, 시스템으로 해결할 수 있다는 점이 실무적으로 가장 크게 와닿았습니다.

 

카택스는 단순히 기능이 많은 서비스라기보다, 실제 공용 차량을 운영하는 조직의 현실을 잘 반영한 솔루션이라는 느낌이 들었어요. 지금은 운행 기록부터 비용 정리, 증빙 자료까지 따로 챙길 필요 없이 카택스만으로 잘 관리하고 있고요. 덕분에 직원들은 현장 업무에 더 집중할 수 있고, 관리하는 입장에서도 데이터를 믿고 업무를 볼 수 있는 환경이 만들어졌습니다.

 

 

 

 

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인터뷰를 통해 에스엠스틸이 차량 관리 방식을 어떻게 개선해왔는지 생생하게 들을 수 있었고, 저희에게도 매우 뜻깊은 시간이었습니다. 바쁘신 업무 와중에도 친절히 답변해주신 에스엠스틸 담당자님께 다시 한 번 진심으로 감사드립니다.

 

카택스는 에스엠스틸처럼 공용 차량 관리의 반복적인 행정 업무를 줄이고, 보다 신뢰할 수 있는 관리 체계를 갖출 수 있도록 지원하고 있습니다. 앞으로도 다양한 기업 사례를 통해 더 나은 차량관리 업무 환경을 만들어가는 이야기를 전하겠습니다.

 

🔍 가장 많이 활용 중인 카택스 5가지 기능
1️⃣ 운행일지 자동 생성 및 국세청 양식 다운로드
2️⃣ 실제 운행거리 기반 유류비 정산
3️⃣ 외근·출장 차량 사용 이력 관리
4️⃣ 공용 차량 예약 및 운행 스케줄 관리
5️⃣ 세무 자료 증빙용 데이터 활용

 

 

 

🏭 에스엠스틸이 선택한 카택스,

제조업 환경이라면 차량관리 솔루션부터 검토해보세요!