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📍 사례 요약
• 기업명 : 케이지할리스에프앤비
• 업종 : F&B 프랜차이즈
• 고민 : 차량 관리 업무 효율화 및 자동화
• 활용 기능 : 차량목록, 운행일지, 유류비정산
• 카택스 도입 시기 : 2021년 4월
☕️ 고객사 소개 : 케이지할리스에프앤비
안녕하세요, 라이프스타일 브랜드 ‘할리스’를 운영하는 (주)KG할리스에프앤비 인사총무팀 김정현 담당자입니다.
케이지할리스에프앤비는 국내 첫 에스프레소 커피전문점을 개점한 순수 국내 브랜드의 프랜차이징 기업입니다. 할리스 연구소에서는 국제 공인인증 커피 감별사인 큐그레이더가 커핑 테스트를 통해 생두를 엄선하고, 자체 로스팅 공장에서는 각 원산지의 특성을 고려한 프로파일로 로스팅 하여 맛의 차이를 만어 커피 시장을 선두해 나가고 있어요.
최근 로고와 브랜드명에서 '커피'를 떼고 '라이프스타일브랜드'로 브랜드아이덴티티를 변경했으며, BI 변경을 기점으로 단순한 커피전문점이 아닌 라이프 스타일 브랜드로 자리매김하기 위해 나아가고 있습니다.
🚗 문제 : 수기로 작성하던 차량 운행일지, 비효율을 느끼다.
“업무용 차량 운행일지를 직원들이 직접 작성해야 했어요.
운행 거리 누락도 잦았고, 유류비 정산 때마다 거리 계산과 증빙이 번거로웠죠.”
저는 할리스에서 인사업무를 전반적으로 맡고 있지만, 동시에 차량과 유류비 정산 같은 총무 업무도 함께 담당하고 있습니다. 특히 출장 비용이나 유류비 정산 업무는 매번 반복되는 중요한 업무 중 하나인데요.
예전에는 업무용 차량운행일지 파일을 토대로 운전자분들이 한 달간의 차량 운행 거리를 직접 수기로 작성하고, 유류비를 회사로 청구하는 프로세스로 운영해 왔습니다.
직원분들이 조금 더 편리하게, 누락 걱정 없이 운행거리를 기록할 수 있다면 업무도 훨씬 수월해지지 않을까 하는 생각이 들었어요. 저 역시 맡은 업무를 더 효율적으로 처리하고 싶다는 고민이 늘 있었고, 구성원 모두의 업무 편의성을 높일 수 있는 방향을 찾고 있었습니다.
✅ 도입 : 인사총무 팀이 여러 서비스 중 ‘카택스’를 선택한 이유
가장 큰 이유는, 영업 활동 하시는 직원분들의 업무 편의성을 높여드리고 싶었어요. 바쁜 영업 활동 중에 운행기록을 일일이 수기로 작성하고 상신하는 구조가 굉장히 번거롭고 비효율적인 과정이죠.
그래서 직원분들이 유류비(업무 추진비)를 상신할 때 보다 편리한 방법으로 처리할 수 있는 환경을 제공해 드리고 싶어 도입하게 되었습니다.
카택스의 경우 운전자가 차량운행일지를 따로 작성하지 않아도 운행 정보가 자동으로 기록되며, 한 달간의 운행기록을 일괄적으로 다운로드 할 수 있기에 비효율적인 내근 업무가 줄어들 수 있을 것이라는 생각이 들더라구요.
그리고 제가 가장 만족한 것은 *Soft Landing을 도와준다는 점이었는데요. 기업마다 차량 관리 규정이나 조직문화가 다르기 때문에 도입 담당자 입장에서는 ‘과연 우리 조직이 잘 적응할 수 있을까?’라는 고민이 있을 수 밖에 없다고 생각해요.
카택스는 충분한 계도기간 제공, 사용법 피드백 등으로 회사 담당자 및 사용자들의 SL이 가능해 만족스러웠습니다.
* Soft Landing(SL) : 사용자와 관리자가 시스템에 안정적으로 적응하고
안착할 수 있도록 돕는 정착 지원 프로세스
👨🏻💻 후기 : 도입 이후, 회사 차량 관리 체계가 달라졌어요.
1️⃣ 업무 편의성이 확연히 높아졌어요.
기존에는 월초마다 ‘지난달에 어디 갔더라…’하며 본인이 갔었던 목적지를 추적해 업무 일지를 기입해야 했습니다. 이제 카택스 어플 덕분에 스마트폰 하나로 운행 내역을 자동으로 기록할 수 있어서, 비효율적인 업무 시간과 절차를 줄일 수 있었어요. 운전자분들도 업무 외적인 스트레스 없이 손쉽게 운행 데이터를 남길 수 있어 실제 사용 만족도가 굉장히 높은 편입니다.
2️⃣ 효율적으로 직원과 차량을 관리할 수 있게 되었어요.
카택스를 통해 직원과 차량을 하나의 관리자 페이지에서 통합 관리할 수 있게 됐는데요. 직원 입, 퇴사에 따라서 개인 차량 정보를 실시간으로 등록 및 수정할 수 있어서 최신화 작업이 간편해졌습니다. 또한, 전체 운전자 및 차량 현황을 한눈에 파악할 수 있어 업무의 체계성과 정확도가 눈에 띄게 향상되었어요.
3️⃣ 운행일지 자동생성 → 증빙 자료로 활용할 수 있어요.
무엇보다도 운행일지 자동 생성 및 다운로드 기능은 업무 추진비 상신 시에 정식 증빙 자료로 활용되고 있어 직원분들도 적극적으로 활용해 주고 계십니다. 내부 프로세스 간소화에 큰 도움이 되고 있습니다.
📲 추천 : 인사총무 팀에게 꼭 필요한, 법인차량 관리 어플!
“운행일지 자동 생성 덕분에 업무 시간이 대폭 줄었어요. 유류비 정산도 공정하고 빠르게 처리됩니다.
무엇보다 직원들의 만족도가 확실히 높아졌습니다.”
차량운행일지를 수기로 작성하고 있거나, 유류비 정산의 신뢰성을 구축하고 싶은 기업이라면 카택스를 추천해요. 물론 저희처럼 직원분들의 업무 편의성을 생각하는 기업이라면 더더욱 추천하고요.
운행일지를 수기로 작성할 경우, 총 운행거리를 보려면 모든 Raw Data를 확인해야하고 Logic을 정립하기가 어렵죠. 또한, 운전자가 직접 작성하여 제출한 차량 운행일지 거리가 비용 예상의 신뢰도를 저하시키기도 합니다.
반면, 카택스를 통해 기록한 운행 거리 Data는 수기 작성보다 정확하고, 담당자가 잘 활용한다면 앞으로의 비용 예측을 통해 경영 관리에도 큰 도움이 될 것이라고 생각합니다.
임직원 모두의 업무 편의성과 효율성에 대해 진심으로 고민하고 계신 담당자님의 이야기를 들을 수 있어, 저희에게도 매우 인상 깊은 인터뷰였습니다. 바쁜 업무 중에도 친절히 답변해주신 케이지할리스에프앤비 김정현 담당자님께 다시 한 번 진심으로 감사드립니다.
카택스는 차량운행일지, 유류비 정산 뿐만 아니라 AI로 운행일지 관리가 가능한 카택스 케어부터 실시간 차량 관제, 차량 예약 등 여러분의 비즈니스 환경 개선을 도와줄 🚙차량 운영에 필요한 모든 기능을 제공하고 있어요.
✨ 카택스 도입 효과 한눈에 보기
✔️ 효율적인 업무 프로세스를 구축할 수 있게 되었습니다.
✔️ 직원들의 업무 편의성이 올라갔고, 업무 시간을 줄일 수 있습니다.
✔️ 한 달간의 운행기록을 일괄적으로 다운로드할 수 있고, 직원 및 차량 현황을 쉽게 확인할 수 있습니다.
📌 할리스 임직원 모두 편하게 사용하는
운행 기록 자동화 + 효율적인 차량 관리 시스템!
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