카택스 유류비정산 3STEP, 정산 시간 50% 줄이는 법

카택스 관리자 : 카택스 유류비정산 시간 줄이는 3STEP

 

 

안녕하세요,
차량운행일지 카택스 팀 입니다 👩🏻‍🏫

 

유류비 정산, 매달 영수증 모으고 주행거리 대조하느라 반나절씩 쓰고 계신가요? 결론부터 말씀드리면, 카택스 유류비 정산 기능을 쓰면 이 과정을 3단계로 압축할 수 있습니다. 카택스 도입 기업 기준으로 유류비 정산 시간이 50% 이상 단축됩니다.

지난 콘텐츠에서는 관리자 전용 <PC 관리자 페이지 필수 설정 5단계>를 안내드렸었죠. 기업 코드 발급부터 운전자 초대, 차량 등록 방법, 운행 목적 설정, 시스템 권한 관리 등 도입 초기에 반드시 확인해야 할 항목들을 정리해드렸는데요.

 

오늘은 카택스로 <유류비 정산을 끝내는 구체적인 3단계>를 정리해 드리겠습니다. 담당자라면 이런 경험, 한 번쯤 있으실 겁니다. 운전자마다 주유 영수증을 챙기는 방식이 다르고, 실제 주행거리와 주유량이 맞는지 일일이 확인해야 합니다. 차량이 여러 대일수록 대조 작업은 기하급수적으로 늘어납니다.

 

결국 매달 유류비 정산에만 반나절 이상을 쓰는 경우가 많습니다. 이 과정을 자동화하려면 무엇부터 시작해야 할까요?

 

 

 

STEP 1. 차량·운전자 등록

관리자페이지 > 차량 > 차량등록 , 사용자 > 사용자등록

 

가장 먼저 정산 대상이 되는 차량과 운전자를 카택스에 등록합니다. 차량 번호, 차종, 운전자를 한 번만 입력해두면 이후 모든 정산 데이터는 이 정보를 기준으로 자동 분류됩니다.

 

• 차량 1대부터 다수 차량까지 하나의 계정에서 통합 관리 가능합니다.
• 운전자가 여러 명인 경우에도 차량별·운전자별로 구분해 기록됩니다.

법인차량뿐 아니라 업무에 사용하는 개인차량도 등록해 관리할 수 있습니다.

 

 

 

STEP 2. 실제 주행 GPS 기반의 운행기록 생성

카택스 Biz APP > 운행시작 > 운행종료

 

카택스의 핵심은 이 단계입니다. 스마트폰 APP의 GPS 기록으로 실제 주행거리를 자동으로 기록합니다.

 

카택스는 별도 GPS 단말기를 설치할 필요가 없습니다. APP이 실행된 상태로 운행하면 출발지·도착지·주행거리가 자동으로 기록되고, 바로 이 데이터가 유류비 정산의 근거가 됩니다.

 

주유비 영수증의 금액만 확인하고 실주행거리를 확인하지 않으면, 실제 사용량보다 부풀려진 유류비가 정산될 위험이 있습니다. 카택스는 실주행거리를 기준으로 매칭하기 때문에 이런 오차를 줄일 수 있습니다. 또한, 근무시간 외 발생한 운행에 대해서는 정산에서 제외할 수 있습니다. 

 

 

 

STEP 3. 원클릭 , 유류비 자동 정산 

관리자페이지 > 지출 > 유류비정산 > 정산하기

 

운행기록 기반으로 회사별 유류비 정산 기준에 따라 쉽게 정산할 수 있습니다.

 

주행 기록에는 업무용 이동과 개인적 이동이 섞여 있을 수 있습니다. 카택스는 등록된 운행 목적을 기준으로 업무용 사용비율을 자동 계산합니다.

 

• 출퇴근·업무 이동은 업무용으로, 그 외 이동은 개인용으로 구분됩니다.
• 비율에 따라 유류비 중 업무 관련 금액만 정산 대상으로 선택가능합니다.
• 엑셀 형식으로 내보내 회계·세무 담당자에게 바로 전달할 수 있습니다.
• 원하는 기간으로 유류비 정산 내용을 즉시 조회할 수 있습니다.

 

다만, 실제 비용 인정 범위나 세법상 요건 충족 여부는 개별 상황에 따라 다를 수 있으니 구체적인 처리는 세무사 확인을 권장합니다. 담당자가 따로 취합하고 다시 정리하는 과정 없이, 정산 리포트 한 장으로 마무리됩니다.

 

카택스 도입 기업 기준으로 유류비 정산 시간이 50% 이상 단축됩니다. 또한 F&B 업종 도입 기업 기준으로는 유류비 비용 자체가 30% 이상 절감된 사례도 확인됩니다. 영업사원의 수 만큼 정산 업무가 늘어나기 마련입니다. 실주행거리 기준으로 정산 구조를 바꾸는 것만으로도 이만큼 차이가 발생합니다.

 

 

 

❓ 자주 묻는 질문 

Q. 개인차량으로 업무 이동을 할 때도 유류비 정산이 되나요? 
A. 가능합니다. 개인차량을 카택스에 등록하고 업무용 이동을 기록하면, 법인차량과 동일한 방식으로 업무용 사용비율에 따라 유류비 정산 대상이 산출됩니다.

Q. 영수증이 없는 주유 건은 어떻게 처리하나요? 
A. 영수증이 없더라도 주유 내역을 등록할 수 있습니다. 가능하면 주유 즉시 영수증 촬영 등록을 권장합니다.

Q. 차량이 10대 이상이어도 정산이 가능한가요? 
A. 가능합니다. 카택스는 다중 차량 관리를 지원하며, 차량별로 구분된 정산 리포트를 하나의 계정에서 확인할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

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카택스 유류비정산 5STEP을 정리하면 다음과 같습니다.

✔️ STEP 1. 차량·운전자 등록

✔️ STEP 2. 실제 주행 GPS 기반의 운행기록 생성

✔️ STEP 3. 원클릭 , 유류비 자동 정산 

 

이 3단계만 거치면 매달 반복하던 수기 대조 작업 없이 유류비 정산이 끝납니다. 정산 시간은 절반으로 줄고, 실주행거리 기반이라 데이터도 더 투명해집니다.